Zawieszenie działalności gospodarczej

W okresie kryzysu gospodarczego wiele firm próbując przetrwać musi szukać rozwiązań drastycznie ograniczających koszty swojego funkcjonowania. W szczególności przy braku zamówień, bądź wręcz niemożliwości prowadzenia działalności na skutek epidemii koronawirusa, jednym z rozwiązań może być zawieszenie działalności gospodarczej, mające podstawę w przepisach Prawa przedsiębiorców.

Kto może zawiesić działalność

Zgodnie z powyższymi przepisami zawiesić działalność gospodarczą może przedsiębiorca niezatrudniający pracowników. Zawieszenia może dokonać również przedsiębiorca zatrudniający pracowników, ale tylko jeśli pracownicy przebywają na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie wychowawczym lub urlopie rodzicielskim i nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego urlopu. Warunek niezatrudniania pracowników nie dotyczy również osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Zawieszenia może dokonać praktycznie każdy przedsiębiorca, gdyż przepisy umożliwiają skorzystanie z tego rozwiązania, zarówno osobom fizycznym, prowadzącym działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jak i przedsiębiorcom prowadzącym działalność w formie spółek handlowych, wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Zawiesić działalność mogą też przedsiębiorcy wpisani do CEIDG prowadzący działalność w formie spółek cywilnych. Możliwe jest też zawieszenie jedynie wybranych działalności, ale w spółce cywilnej zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest skuteczne pod warunkiem jej zawieszenia przez wszystkich wspólników.

Na jaki okres można zawiesić działalność

Okres zawieszenia zależy od rodzaju przedsiębiorcy i może zostać dokonane na czas nieokreślony lub określony, nie krótszy jednak niż 30 dni – w przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, a w przypadku spółek wpisanych do KRS okres zawieszenia wynosi od 30 dni do 24 miesięcy. Zawieszenia dokonuje się na wniosek przedsiębiorcy i trwa ono od dnia wskazanego we wniosku.

W przypadku spółek do skutecznego zawieszenia działalności wymagana jest też uchwała wspólników (w przypadku spółki osobowej) lub zarządu (w przypadku spółki kapitałowej). Do wniosku składanego do KRS przedsiębiorca powinien załączyć również oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników. Zawieszenie kończy się również z dniem wskazanym we wniosku, chyba że pracodawca wcześniej wznowi działalność lub ustanowiony zostanie zarząd sukcesyjny, a w przypadku spółki wpisanej do KRS zawieszenie kończy się automatycznie z upływem 24 miesięcy (po czym działalność może zostać ponownie zawieszona).

Wnioski o zawieszenie działalności gospodarczej, zarówno w CEIDG, jak i w KRS są wolne od opłat. Wpisu o zawieszeniu nie ogłasza się w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Dodatkowo w przypadku spółki cywilnej oprócz zgłoszenia zawieszenia do CEIDG należy poinformować GUS poprzez zgłoszenie zmian do REGON.

Co można robić w trakcie zawieszenia

Zacznijmy od tego, czego nie można. Przedsiębiorca w okresie zawieszenia nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z niej bieżących przychodów. Może natomiast wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów. Przedsiębiorcy wolno też przyjmować należności, a także powinien on regulować zobowiązania, które powstały przed datą zawieszenia. Co istotne, może on zbywać własne środki trwałe i wyposażenie oraz osiągać inne przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia (np. z umowy o pracę, prywatnego najmu, zlecenia). Przedsiębiorca uczestniczy też w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia, a także wykonuje inne obowiązki, które mogą być nakazane przepisami prawa. Zawieszenie działalności gospodarczej nie chroni też przedsiębiorcy przed ewentualną kontrolą.

Zawieszenie działalności a podatki dochodowe

Generalną zasadą w okresie zawieszenia działalności jest brak obowiązku składania deklaracji podatkowych i opłacania zaliczek na podatek. Od zasady tej istnieją jednak pewne wyjątki, a w celu skorzystania z niej należy również dochować pewnych procedur.

Najprościej kwestia ta przedstawia się u osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, którzy złożyli wniosek do CEIDG, gdyż nie muszą oni dodatkowo zgłaszać zawieszenia do urzędu skarbowego, bowiem informacja o zawieszeniu automatycznie trafia do właściwego urzędu. Dotyczy to podatników bez względu na wybór formy opodatkowania (według skali, liniowo bądź ryczałt od przychodów ewidencjonowanych). Natomiast wspólnicy spółki cywilnej powinni zawieszenie zgłosić do urzędu skarbowego za pomocą formularza NIP-2 (nie później niż 7 dni od dnia zawieszenia działalności gospodarczej). Wspólnicy spółki jawnej, partnerskiej i komandytowej również, nie muszą płacić zaliczek PIT, ale zawieszenie należy wykazać w zeznaniu podatkowym za rok, w którym działalność była zawieszona. Zasada ta dotyczy również spółek opłacających podatek dochodowy od osób prawnych (CIT).

Wyjątek stanowi karta podatkowa, gdyż w tym przypadku należy zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o zawieszeniu działalności gospodarczej w terminie 7 dni od dnia zawieszenia działalności. Przy czym warto wspomnieć, że podatnik opodatkowany w formie karty podatkowej może też zgłosić przerwę w działalności (nawet gdy zatrudnia pracowników). W przypadku zgłoszenia zawieszenia lub przerwy w prowadzeniu działalności w danym roku podatkowym nie pobiera się podatku opłacanego w formie karty podatkowej w wysokości 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień zawieszenia lub przerwy. Ponadto w przypadku przerwy warunkiem skorzystania z ulgi jest zawiadomienie o tej przerwie najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia i w dniu poprzedzającym dzień jej zakończenia.

Należy pamiętać, że w trakcie zawieszenia działalności nadal występuje obowiązek składania rocznych zeznań podatkowych i zapłaty podatku dochodowego, o ile oczywiście wystąpił.

Zawieszenie działalności a VAT

W okresie zawieszenia działalności nie występuje obowiązek składania deklaracji VAT-7 (miesięcznej) albo VAT-7K (kwartalnej). Ponadto brak zapisów w ewidencji VAT powoduje, że nie trzeba wysyłać plików JPK_VAT za okresy zawieszenia. Należy jednak złożyć deklarację za okres (miesiąc albo kwartał), w którym działalność była prowadzona. Jeżeli zatem zawieszenia dokonano w trakcie miesiąca lub kwartału, to za ten okres należy złożyć deklarację VAT i oczywiście zapłacić podatek.

Zgodnie z ustawą zwolnienie z obowiązku składania deklaracji nie obejmuje:

podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
podatników dokonujących importu usług lub nabywających towary – w zakresie których są podatnikiem,
okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego,
okresów rozliczeniowych, w ramach których podatnik musi rozliczyć podatek z tytułu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu oraz w ramach których musi dokonać korekty podatku naliczonego.

A gdy pomimo zawieszenia działalności gospodarczej będą wykonywane jakiekolwiek czynności opodatkowane podatkiem VAT (np. sprzedaż firmowego środka trwałego), to należy zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego. Zawiadomienie powinno zostać dokonane przed dniem zawieszenia działalności gospodarczej albo przed rozpoczęciem wykonywania takich czynności.

Co więcej, zawieszenie działalności na co najmniej 6 miesięcy powoduje wykreślenie z rejestru podatników VAT. Po okresie zawieszenia następuje ponowna rejestracja bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego.

Zawieszenie działalności a ZUS

Zawieszenie działalności gospodarczej powoduje, że przedsiębiorca nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoby prowadzące pozarolniczą działalność podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu – od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania wykonywania tej działalności, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności zostało zawieszone. Za okres zawieszenie nie ma też obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych. Ostatnią deklarację należy złożyć za miesiąc, w którym działalność została zawieszona. Jednak gdy przedsiębiorca wciąż zatrudnia osoby nie będące pracownikami, a podlegające ubezpieczeniu (np. zleceniobiorców), wtedy należy opłacać za te osoby składki oraz składać dokumenty rozliczeniowe.

Jeśli ponadto działalność zostanie zawieszona w trakcie miesiąca, składkę uiszcza się w wysokości proporcjonalnej do okresu, w którym działalność nie był zawieszona. Należy obliczyć ją poprzez podzielenie podstawy wymiaru za dany miesiąc przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca, a następnie pomnożenie wyniku przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom w danym miesiącu (liczbę dni, w których działalność nie była zawieszona). Nie dotyczy to zapłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne, którą należy opłacić w całości, jeśli działalność zostanie zawieszona od innego dnia niż pierwszy dzień miesiąca. Zawieszenie działalności powoduje też konieczność wyrejestrować siebie i pracowników z ubezpieczeń ZUS.

W okresie zawieszenia działalności można zgłosić się dobrowolnie do ubezpieczeń (z wyłączeniem ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego), gdyż należy pamiętać, że prawo do świadczeń zdrowotnych wygasa po 30 dniach od dnia ustania okresu podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu, co oznacza konieczność samodzielnego ponoszenia kosztów leczenia. W razie przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego na podstawie pisemnego wniosku złożonego w NFZ, składkę opłaca się od zadeklarowanej kwoty, która nie może być niższa niż kwota przeciętnego wynagrodzenia.

Jeżeli istnieje taka możliwość, można też zostać zgłoszonym do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny (np. przez małżonka) lub też zarejestrowania się jako osoba bezrobotna w urzędzie pracy (co zapewnia ubezpieczenie zdrowotne z tego tytułu).

Zawieszenie działalności a opieka nad dzieckiem

Działalność może też zostać zawieszona z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem, co skutkuje prawem do objęcia ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, a składki opłaca wtedy w całości z budżet państwa, za pośrednictwem ZUS. Warunkiem objęcia ubezpieczeniami w okresie zawieszenia działalności jest prowadzenie działalności przez co najmniej 6 miesięcy w okresie bezpośrednio poprzedzającym zawieszenie i nie można też zatrudniać pracowników. Prawo do zawieszenia działalności i objęcia ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi można wykorzystać jednorazowo w całości lub maksymalnie w 5 częściach i przysługuje przez okres do 3 lat, jednak nie dłużej niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia, bądź do 6 lat – w przypadku dziecka, które z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności wymaga osobistej opieki, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia. Prawo do objęcia obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi przysługuje jednemu z rodziców, pod warunkiem że drugi rodzic nie jest objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu sprawowania opieki albo ubezpieczeniami jako osoba pobierająca zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego albo jako osoba przebywająca na urlopie wychowawczym.

Zawieszenie działalności a księgowość

Zawieszenie działalności gospodarczej nie stanowi zwolnienia z obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, co dotyczy też podatników ryczałtowych prowadzących ewidencję przychodów. Ponadto jeśli okres zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej obejmuje dzień 1 stycznia albo koniec roku podatkowego, to należy również przeprowadzić spis z natury.

W przypadku prowadzenia pełnej księgowości, zawieszenie działalności może spowodować zwolnienie z pewnych obowiązków, tj. z zamykania ksiąg rachunkowych, jeśli działalność była zawieszona przez cały rok obrotowy. Z możliwości tej mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

ich działalność przez cały czas pozostawała zawieszona
nie dokonywali odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych i nie występowały inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.

Dodatkowo jeżeli firma nie zamyka ksiąg rachunkowych ze względu na zawieszenie działalności gospodarczej można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji.

W trakcie zawieszenia nie można amortyzować tych składników, które nie są używane na potrzeby działalności gospodarczej z uwagi na jej zawieszenie. Składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność, a przerwa w amortyzacji trwa do końca miesiąca zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.