Koszty płacy i terminy ich płatności a dofinansowania z PFRON – wynagrodzenie za pracę.
Kwestia kosztów płacy i terminów ich płatności w sprawach dotyczących dofinansowań do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych wciąż wraca jak bumerang, choć wydaje się, że temat został już wielokrotnie i szczegółowo omówiony. Praktyka pokazuje jednak, że nadal istnieje wiele wątpliwości co do samej definicji tych kosztów, terminów ich ponoszenia, a także dopuszczalnych opóźnień, które nie pozbawią pracodawcy dofinansowania.
Dlaczego zatem koszty płacy i terminowość ich ponoszenia stanowią ważny temat? Ponieważ zgodnie z przepisami ustawy miesięczne dofinansowanie nie przysługuje, jeżeli miesięczne koszty płacy zostały poniesione przez pracodawcę z uchybieniem terminów, wynikających z odrębnych przepisów, przekraczającym 14 dni. A ponieważ nikt nie lubi zwracać do PFRON uzyskanego dofinansowania, dlatego też temat jest istotny.
Czym natomiast są same koszty płacy i jakie są te terminy „wynikające z odrębnych przepisów”? Częściowo na to pytanie odpowiada ustawa o rehabilitacji, która definiuje koszty płacy jako „wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczone od tego wynagrodzenia i obowiązkowe składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy”.
Nie ma zatem wątpliwości, że do kosztów płacy zaliczamy wynagrodzenie brutto pracownika, które z kolei składa się z pensji netto – wypłacanej pracownikowi do ręki (faktycznie na rachunek bankowy lub przekazem pocztowym – jeśli chcemy uzyskać dofinansowanie). Zgodnie z kodeksem pracy wynagrodzenie wypłaca się w stałym i ustalonym z góry terminie, określonym w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Należy też pamiętać, że jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.
Czyli jeżeli z regulaminu pracy wynika, że wynagrodzenie wypłaca się do ostatniego dnia miesiąca, w którym wykonywana była praca, to ostatni dzień miesiąca będzie właściwym terminem jego wypłaty i od tego terminu można pozwolić sobie na 14-dniowe uchybienie, aby nie utracić prawa do dofinansowania. Jeżeli natomiast z regulaminu wynika wypłata w terminie do 10 dnia następnego miesiąca, wtedy 14-dniowy poślizg z wypłatą można liczyć właśnie od 10-ego. Wypłata wynagrodzenia np. 20 dnia następnego miesiąca, w sytuacji gdy w regulaminie termin wypłaty określono na ostatni dzień miesiąca, będzie już przekroczeniem terminu i dofinansowanie w takiej sytuacji nie będzie należne.
Istotne jest również, że powyższy 14-dniowy termin nie podlega przedłużeniu, gdyż jest to termin ustawowy. W sytuacji zatem stwierdzenia przez PFRON, że wynagrodzenia zostały wypłacone np. 15 dnia po obowiązującym terminie, dofinansowanie będzie podlegać zwrotowi. Czyli nawet jednodniowe przekroczenie tego terminu skutkuje obowiązkiem zwrotu dofinansowania.
Co więcej, według PFRON, również częściowe wypłacenie wynagrodzenia po tym terminie skutkować będzie koniecznością zwrotu dofinansowania od danego pracownika w całości. Czyli wszelkiego rodzaju wyrównania czy dopłaty do wynagrodzenia za dany miesiąc po terminie ich płatności (z uwzględnieniem 14-dniowego uchybienia) skutkować będą zakwestionowaniem prawidłowości dofinansowania, bez względu na ich wysokość, gdyż wskazana w ustawie o rehabilitacji możliwość zapłaty z opóźnieniem większym niż 14 dni kwoty nie przekraczającej 2% odnosi się tylko do składek na ubezpieczenia społeczne. Zatem nawet 1 zł niedopłaty wynagrodzenia pracownika za dany miesiąc, w przypadku kontroli PFRON spowoduje zakwestionowanie dofinansowania dla tego pracownika za ten miesiąc.
Przedmiotowo natomiast przez wynagrodzenia należy rozumieć wszelkie wypłaty pieniężne wypłacane pracownikom lub innym osobom fizycznym, stanowiące wydatki ponoszone przez pracodawców na opłacenie wykonywanej pracy, niezależnie od źródeł ich finansowania oraz bez względu na podstawę stosunku pracy bądź innego stosunku prawnego lub czynności prawnej, na podstawie których jest świadczona praca lub pełniona służba. Wynagrodzenia osobowe pracowników obejmują w szczególności:
1) wynagrodzenia zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej,
2) dodatki za staż pracy oraz inne dodatki (dodatkowe wynagrodzenia) za szczególne właściwości pracy, szczególne kwalifikacje lub warunki pracy,
3) premie i nagrody regulaminowe i uznaniowe,
4) dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
5) wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, lecz nie wynikające z zakresu czynności,
6) wynagrodzenia za czynności przewidziane do wykonania poza normalnymi godzinami pracy w zakładzie lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę,
7) dopłaty (dodatki) wyrównawcze,
8) wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy, wypłacane ze środków pracodawców (wynagrodzenia za urlopy wypoczynkowe i dla poratowania zdrowia, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, za czas przestoju nie zawinionego przez pracownika i inne),
9) nagrody jubileuszowe, odprawy rentowe i emerytalne, ekwiwalenty pieniężne za nie wykorzystany urlop wypoczynkowy i inne.
Należy też pamiętać, że wypłata wynagrodzenia po obowiązującym terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega sankcji. Bowiem kto wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Może mieć zatem miejsce sytuacja, że dofinansowanie będzie pracodawcy należne, ale jednocześnie ukarany zostanie on grzywną, jeśli wynagrodzenie zostanie wypłacone po obowiązującym terminie płatności, ale przed upływem 14-dniowego okresu opóźnienia.
Zatem wynagrodzenie wypłacane pracownikowi stanowi część kosztu płacy podlegającego dofinansowaniu, a terminy wynikające z odrębnych przepisów, o których mowa w ustawie o rehabilitacji to faktycznie terminy określone w przepisach Kodeksu pracy, a w szczególności przepisy art.85 § 2 i 86 § 1 Kodeksu pracy stanowiące, iż „Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego”, a „Pracodawca jest obowiązany wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy”.