Obecne kontrole ZFRON

Artykuł odpowiada na pytania:

– jak zmieniły się kontrole ZFRON od początku tego roku

– jakie skutki dla pracodawców mają audyty prowadzone przez aparat skarbowy

– jakie wydatki z ZFRON są kwestionowane

– jak uchronić się przed skutkami kontroli

Zakładowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (ZFRON), prowadzony w obecnych i byłych zakładach pracy chronionej, podlega kontroli w zakresie jego tworzenia, terminowości przekazywania środków oraz ich wydatkowania. Kontrole te dotychczas prowadzone były przez urzędy skarbowe i kończyły się protokołem kontroli podatkowej. Protokoły te urzędy przesyłały do PFRON, który na ich podstawie wszczynał postępowania w celu naliczenia ewentualnej sankcji, jeśli stwierdzał jakiekolwiek nieprawidłowości w zakresie gospodarowania środkami ZFRON.

Od początku tego roku, a dokładnie od 2 stycznia 2019 r., znowelizowany został przepis dotyczący kontroli ZFRON, który obecnie stanowi, iż ocena prawidłowości realizacji przepisów dotyczących ZFRON wykonywana jest przez właściwego miejscowo dyrektora izby administracji skarbowej na zasadach określonych w przepisach o Krajowej Administracji Skarbowej dotyczących przeprowadzania audytu.

Jakkolwiek zmiana może wydawać się nieznaczna, zamiana kontroli na audyt i zastąpienie protokołu kontroli sprawozdaniem z audytu, to jednak praktyka pokazuje, że audyty prowadzone są bardziej szczegółowo niż dotychczasowe kontrole i zakres ujawnianych nieprawidłowości jest znacznie szerszy. Protokoły kontroli podatkowej z ZFRON często kończyły się suchym opisem faktów dotyczącym wysokości zgromadzonych środków, terminów ich wpłat oraz rodzajów dokonanych wydatków. Tymczasem w sprawozdaniach z audytu urzędnicy często kwestionują wydatki, które ich zdaniem nie mają związku z niepełnosprawnością pracowników (np. w zakresie wyposażenia stanowisk pracy lub pomocy indywidualnej) bądź dokonane zostały z naruszeniem wymogów formalnych (np. lakonicznie uzasadniony wniosek o udzielenie pomocy indywidualnej bądź w ogóle nie posiadający uzasadnienia, brak opinii komisji rehabilitacyjnej w zakresie indywidualnych programów rehabilitacji). W sprawozdaniach z audytu można znaleźć zakwestionowanie wydatków na wyposażenie stanowisk pracy, ryczałty na dojazdy pracowników z pomocy indywidualnej, adaptację i wyposażenie mieszkań osób niepełnosprawnych, czy nawet zakup okularów dla osób nie posiadających orzeczenia o schorzeniu narządu wzroku.

Wydaje się, że ocena dokonywana przez urzędników skarbowych jest w wielu przypadkach zbyt daleko idąca, mając na uwadze, że obowiązujące przepisy często nie zawierają wymogu, aby dany wydatek posiadał szczegółowy związek z niepełnosprawnością. Nie zmienia to jednak faktu, że na podstawie tych sprawozdań PFRON wszczyna postępowania w sprawie określenia sankcji z tytułu niezgodnego z ustawą wykorzystania środków. W efekcie pracodawcom pozostaje bronić swoich racji przed sądami administracyjnymi, które mogą uchylić decyzję PFRON jeśli stwierdzą, że wydatki dokonane z ZFRON służą szeroko rozumianej rehabilitacji osób niepełnosprawnych.

Aby spróbować uchronić się przed negatywnymi skutkami ewentualnych kontroli (audytów) warto dokonać przeglądu jak w firmie wygląda gospodarowanie środkami ZFRON i w szczególności sprawdzić czy regulamin ZFRON jest aktualny i zgodny z obowiązującymi przepisami, czy wydatki na wyposażenie stanowisk pracy potwierdzane są zaświadczeniami o pomocy de minimis, czy wnioski o udzielenie pomocy indywidualnej zawierają wszystkie elementy, o których mowa w przepisach, czy wydatki z indywidualnych programów rehabilitacji mają uzasadnienie w programach opracowanych przez komisję rehabilitacyjną i czy w ogóle taka komisja u pracodawcy jest powołana. I chociaż może zdarzyć się, że pomimo podjętych starań urzędnik i tak zakwestionuje jakiś wydatek, uznając go np. za niecelowy, to działania takie znacząco utrudnią naliczanie kar przez PFRON, a także zapewnią dobrą pozycję do ewentualnego sporu przed sądem administracyjnym, gdzie wszystkie dowody wskazujące na prawidłowość wydatku będą mieć istotne znaczenie.