Biała lista a obowiązkowy split payment
Spośród wielu zmian, którymi ustawodawca obdarzył podatników wraz z początkiem 2020 r. na szczególną uwagę zasługują dwie, które mogą okazać się źródłem pomyłek, ze względu na pewne podobieństwa występujące pomiędzy nimi. Mowa tu o tzw. białej liście podatników i obowiązkowej podzielonej płatności (split payment).
Czym jest biała lista i kogo dotyczy
Biała lista podatników (faktycznie: Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT) prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pojawiła się już w 2019 r., ale dopiero od tego roku z jej funkcjonowaniem wiążą się sankcje dla przedsiębiorców. Dotyczy ona wszystkich przedsiębiorców opłacających faktury uzyskane od czynnych podatników VAT w kwocie przekraczającej 15 tysięcy złotych i polega na tym, że nabywca, który przeleje należność na rachunek nie znajdujący się na białej liście, nie będzie mógł zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
Dodatkowo nabywca ponosić będzie solidarną odpowiedzialność z dostawcą za niezapłacony podatek VAT z tytułu tej transakcji. W pewnym uproszczeniu można zatem stwierdzić, że każda faktura VAT w kwocie przekraczającej 15 tys. zł. powinna zostać sprawdzona przed płatnością pod kątem tego, czy rachunek na który zamierzamy dokonać płatności znajduje się na białej liście.
Jak uniknąć sankcji
Ustawodawca przewidział tu jednak możliwość uniknięcia sankcji, jeżeli podatnik dokonujący płatności na rachunek inny niż zawarty na białej liście złoży zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury (nie do swojego urzędu skarbowego) w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu. Wzór zawiadomienia (ZAW-NR) został określony rozporządzeniem Ministra Finansów. Nabywca może też po prostu zrezygnować z zakupu bądź też domagać się od sprzedawcy, aby zarejestrował swój rachunek na białej liście. Należy tu jednak zaznaczyć, że w przypadku zrealizowanej dostawy lub usługi brak rachunku na białej liście nie zwalnia z płatności i nie powoduje, że usługę można potraktować jako „darmową”, ze względu na niedopatrzenie sprzedawcy. W sytuacji zatem, gdy sprzedawca nie posiada rachunku zarejestrowanego na białej liście i nie kwapi się z jego zarejestrowaniem, a nam zależy na przeprowadzeniu transakcji, najlepszym wyjściem wydaje się dokonanie zapłaty na rachunek niezarejestrowany i powiadomienie w odpowiedniej formie (druk ZAW-NR) naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury, a ponadto dokonanie tej zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności (split payment), co zapewni zwolnienie z solidarnej odpowiedzialności za nierozliczony VAT.
Czym jest obowiązkowy split payment i kogo dotyczy
Mechanizm podzielonej płatności polega na tym, iż podatek VAT z faktury opłacany jest na odrębny, specjalnie wydzielony rachunek bankowy, poprzez wykorzystanie odpowiedniej funkcji podczas zlecania przelewu. Podatnicy, którzy otrzymali fakturę z wykazaną kwotą podatku, przy dokonywaniu płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury mogą zastosować ten mechanizm w odniesieniu do każdej płatności, co stanowi tzw. dobrowolny split payment.
Jednak przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (m.in. węgiel, metal, elektronika i wiele innych), udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem wynosi 15.000 zł podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności. Przy czym kwota 15.000 zł dotyczy całej faktury, a towary z załącznika 15 mogą stanowić tylko jej drobną część, co i tak powoduje konieczność zastosowania obowiązkowego split paymentu.
W przypadku obowiązkowego split payment konsekwencje może ponosić zarówno sprzedawca, jak i kupujący. Sprzedawca odpowiada za brak oznaczenia faktury słowami „mechanizm podzielonej płatności”, a kupujący za brak zapłaty w tym mechanizmie. Odpowiedzialność sprzedawcy sprowadza się do 30-proc. sankcji w VAT, która naliczana jest od kwoty podatku na fakturze przypadającej na dostawę towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15. Nabywca natomiast może odpowiadać zarówno w zakresie podatku VAT (30% sankcji od kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi, które były objęte obowiązkowym split paymentem, a w pewnych sytuacjach może odpowiadać za VAT solidarnie ze sprzedawcą), jak i w zakresie podatku dochodowego, gdzie nie będzie miał prawa zaliczyć wydatku opłaconego poza split paymentem do kosztów uzyskania przychodów.
Jak uniknąć sankcji
W przypadku podatku VAT sprzedawca nie poniesie odpowiedzialności, jeżeli nabywca pomimo braku oznaczenia faktury słowami „mechanizm podzielonej płatności” i tak zapłaci w tym mechanizmie (np. na skutek telefonicznej prośby sprzedawcy, który zorientował się, że wystawił nieprawidłowo oznaczoną fakturę). Natomiast nabywca nie poniesie odpowiedzialności w zakresie VAT jeżeli sprzedawca prawidłowo rozliczy całą kwotę wynikającą z faktury, co jednak nie uchroni go przed sankcją w podatku dochodowym, gdzie ustawodawca nie przewidział możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zrealizowanych poza obowiązkowym split payment.
Najpewniejszą zatem dla nabywcy formą uchronienia się od ewentualnych sankcji jest dokonywanie wszelkich płatności za towary lub usługi wykazane w załączniku nr 15 poprzez mechanizm podzielonej płatności.
Biała lista a obowiązkowy split payment
Od 1 stycznia 2020 r., otrzymując fakturę do zapłaty, konieczne będzie zatem stosowanie zapisów dotyczących obu powyższych rozwiązań. Czyli w pierwszej kolejności musimy ocenić czy faktura ze względu na swoją wartość (15.000 zł) podlega opłaceniu wyłącznie na rachunek znajdujący się na białej liście, a następnie sprawdzamy czy zawiera oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności” bądź znajdują się na niej towary lub usługi z załącznika nr 15, w celu ustalenia czy należy dokonać płatności poprzez split payment. W razie jakichkolwiek wątpliwości można na wszelki wypadek dokonać płatności poprzez split payment również w sytuacji, gdy faktura jest niższa niż 15 tys.zł. bądź nie zawiera towarów lub usług z załącznika nr 15. Rozwiązanie takie jest dopuszczone przez przepisy prawa jako dobrowolny split payment.
Należy również pamiętać o tym, że sankcje z obydwu nowych rozwiązań legislacyjnych mogą się na siebie nakładać, a realizacja jednego z obowiązków może nie być wystarczająca dla drugiego z obowiązków (np. zapłata w split payment nie zwalnia z odpowiedzialności za zapłatę na rachunek znajdujący się na białej liście w przypadku faktury przekraczającej 15.000 zł). Warto też mieć na uwadze, że w przypadku braku zapłaty faktury w przypadku obowiązkowego split payment nie istnieje możliwość powiadomienia urzędu skarbowego w celu uwolnienia się od sankcji i błąd w tym zakresie skutkować będzie zawsze sankcją w zakresie podatku dochodowego.